Objetivo: Determinar el valor agregado, identificar los fallos y el modo como ocurren, en los procesos de farmacia de la Fundación Clínica Valle del Lili (FCVL). Método: Se realizó un estudio descriptivo de las actividades de cada proceso en la farmacia de la FCVL, desde diciembre 1 de 1999 hasta diciembre 30 de 2003. En él se definieron procesos, se obtuvo conocimiento de los requerimientos de los grupos de interés o clientes de cada proceso, se documentaron los procesos, se verificaron "tal como son", se hizo un análisis de los pasos del proceso, se definieron los pasos de los procesos con valor agregado, se calculó el valor agregado del tiempo y el costo de los procesos. Para el análisis de modo de falla (AMEF) se realizó la matriz por cada proceso. Se definieron los parámetros: se identificaron los pasos o actividades en el proceso, la función del paso o actividad, los modos potenciales de fallo, los efectos potenciales, las causas de fallo potenciales, los controles actuales (medidas preventivas), la ocurrencia, la severidad, la detección. Al final, para la priorización de los planes de acción se valoró cada modo de fallo mediante el número de prioridad de riesgo (NPR), que es el resultado del producto de la probabilidad de ocurrencia, severidad y detección del fallo. Pasos con NPR igual o mayor a 64 se les dio prioridad para establecer planes de acción en procesos de mejoramiento. Resultados: Se analizaron 29 pasos, encontrándose que 12 (41%) agregan valor y 17 (59%) no agregan valor. En todos los procesos al menos el 50% de las actividades no agregan valor. El 1% de todo el tiempo de los procesos analizados corresponde al tiempo que agrega valor. El porcentaje del costo del valor agregado de los procesos con respecto al costo total del proceso no supera el 50%. De los 17 pasos analizados, 13 (76%) necesitan planes de acción de mejoramiento. La totalidad de los procesos requiere que al menos al 60% de los pasos se les elabore plan de acción. Conclusión: Más del 50% de los pasos pueden ser mejorados o se pueden eliminar. Que el 1% del tiempo de los procesos analizados agrega valor permite plantear la necesidad de que se busquen mecanismos para eliminar pasos en los procesos, y que además se establezcan estrategias tecnológicas para reducir el tiempo en aquellos pasos que no agregan valor y que no pueden ser eliminados. El 60% de los pasos de los procesos de la farmacia en la FCVL refleja la necesidad de establecer un programa de mejoramiento continuo, para mejorar la calidad de los resultados. La metodología "análisis del valor agregado y análisis de modo de falla" utilizada en este estudio ha permitido identificar los aspectos de desempeño de la eficiencia de los procesos que se realizan en la farmacia de la FCVL.
Purpose: The purpose of this study was to calculate the added value, thereby identifying the types and modes of failure of prescription filling procedures in the phamacy at the Valle del Lili Clinic-Foundation (FCVL). Methodology: A descriptive study was conducted of each step in the prescription filling procedure inthe pharmacy at the FCVL from december 1, 1999 to december 30, 2003. The study allowed; defining each procedure: identifying the needs of different groups of interest or customers in each process; and documenting and verifying each procedure "as it is". It also included an analysis of each in the process, a definition of value- added steps in the procedures, and a calculation of the added value associated with the time and cost of the processes. The failure mode analysis (FMA) entailed the preparation of a matrix for each process. This included a definition of parameters, an identication of steps or activities in each process, functions of each step or activity, potential failure modes, potential effects, potential causes for failure, current control mechanisms (preventive measures), and the occurrence, seriousness, and detection of failures. In order to prioritize the action plans, each failure mode was assessed based on the risk priority number (RPN), which results from multi-plying occurrence by failure seriousness and failure detection. The steps with an RPN equal to or greater than 64 were given the highest priority to devise action plans within the frame of improvement processes. Results: In total, 29 steps were analyzed. The findings of this study revealed that 12 of these steps (i.e. 41%) add value, while the remaining 17 steps (59%) do not andd any value. At least 50% of activities in all the processes do not have an added value. 1% of the time of processes in this analysis is spent on value-added activities. The percentage of the cost added value processes with respect to the total cost of the overall process does not exceed 50%. Out of the 17 steps in this analysis, 13 (i.e. 76%), for improvement action plans. At least 60% of all processes need to be included in an action plan. Conclusion: More than 50% of the steps can be either improved or eliminated. 1% of the time the analyzed processes add value. This raises the need not only to devise mechanisms to get rid of steps in the processes, but also to establish technological strategies to reduce the length of steps in the processes, but also to establish technological strategies to reduce the length of steps which do not add value and cannot be eliminated. 60% of the steps in the prescriptions filling procedures in the pharmacy at the FCVL reflect the need to develop a continuous improvement program to improve the quality of results. The approach to the analysis of "added value and failure modes" used in this study made it possible to identify aspects associated with the performance or efficiency of procedures in the pharmacy at the FCVL.
