Abstract This paper aims at describing the audit tool that can determine the correct management, preservation and access to audiovisual information within television networks. The audit is presented in the format of an auditing tool that analyzes a number of parameters, such as accessibility, state of preservation, human resources and training, economic funds which are available for the document management services, analysis of physical spaces, description and evaluation of software and hardware, physical conditions of storage, document description given by the documentation service and identification of existing policies for preservation, processing and storage of information in audiovisual companies. All this is done to determine which areas can be improved in order to offer proper preservation of the audiovisual heritage of not only television networks, but also the National Audiovisual Heritage of a country.

Resumen Se describe la herramienta auditora para determinar la correcta gestión, conservación y acceso a la información audiovisual en las cadenas de televisión. Dicha auditoría se presenta en formato de herramienta auditora que analiza una serie de parámetros, tales como: condiciones de accesibilidad, estado de conservación, recursos humanos y su formación, recursos económicos a disposición del servicio de gestión documental, análisis de los espacios físicos, descripción y evaluación de software y hardware, condiciones físicas de conservación, descripción documental realizada por el servicio de documentación y la identificación de la existencia de políticas de preservación, tratamiento y conservación de información en las empresas audiovisuales. Todo ello, para determinar los puntos de mejora para una correcta conservación del patrimonio audiovisual de la cadena y del Patrimonio Nacional Audiovisual de un país.

This research identifies and analyzes the main tools of regulation and information policies that documentation services from television stations must have in order to achieve the main objective of facilitating audiovisual information required by journalists. Regulations/policies analyzed are related with description of audiovisual material, the criteria for selection of audiovisual information to become part of the collection of the chain, the rules of access and use of audiovisual content, the rules that regulate the preservation of information, ethical and deontological professional guidelines, and finally, the regulations for the use of software for document management.

Se identifican y analizan las principales herramientas normativas y políticas de información con las que deben contar los servicios de documentación de las cadenas televisivas con el fin de lograr el objetivo principal de facilitar la información audiovisual requerida por los periodistas. Las normativas/políticas analizadas son relacionadas con la descripción del material audiovisual, con los criterios de selección de la información audiovisual para que formen parte de la colección de la cadena, las normas de acceso y uso de los contenidos audiovisuales, las normas que regulan la conservación de la información, las directrices éticas y deontológicas y, por último, las normas de utilización del software de gestión documental.