Este artigo surge da pesquisa disciplinar financiada pela Universidade de La Salle - Programa de Sistemas de Informação, Biblioteca e Arquivos -, que teve como objetivo avaliar os sistemas de arquivos de classificação dos órgãos de fiscalização e controle na Colômbia, que, em sua concepção e em conformidade com as diretrizes do Archivo General de la Nación, é um sistema orgânico-funcional. Com base em novas tendências de sistemas de arquivos e classificação e pela necessidade de revitalizar e trazer novas estruturas de classificação para o setor público na Colômbia, sugeriu-se um esquema de plano de classificação cross-funcional, que, no âmbito de órgãos estaduais, adapta-se à dinâmica das mudanças estruturais e de gestão documentária do próprio governo.

This article arises from disciplinary research funded by the University of La Salle, Program Information Systems, Library and Archives, which aimed to evaluate the file systems of classification of the supervisory and control in Colombia, which in its conception and in accordance with the guidelines issued by the Archivo General de la Nación, is an organic-functional system. Based on new trends in file systems classification and the need to revitalize and bring new classification structures for the public sector in Colombia, suggested a classification scheme cross-functional, which, under state agencies, adapts the dynamics of structural changes and management documentaries own government.

Se presentan los resultados de la investigación sobre las políticas públicas para los archivos, realizada con el objetivo de configurar mecanismos para el establecimiento de marcos normativos y de procedimiento que garanticen el acceso a la información contenida en los archivos y procurar su aprovechamiento, disposición y beneficio en favor de la participación ciudadana. La investigación, de carácter cualitativo y cuantitativo, utilizó la modalidad de encuesta, que aplicó a 402 individuos en cinco municipios de Cundinamarca y tres localidades de la ciudad de Bogotá, Colombia, que conforman la ciudad-región, y permitió identificar que los ciudadanos desconocen los mecanismos de información que ofrece el Estado; que no existen archivos en muchos lugares, a pesar de la ley que los reglamenta; y que es pobre el uso que hacen de ellos, aun conociendo su existencia. Se concluye que las ciudades-región no han sido lo suficientemente atendidas en sus necesidades de información, ni se ha hecho una buena divulgación de los mecanismos existentes para resolver esta problemática. Se presenta una propuesta de política pública para divulgar la información que contienen los archivos.

The article presents the results of the research on public policies for archives, done with the objective of configuring mechanisms for the establishment of normative and procedure frames that guarantee the access to the information in the archives and to seek its advantage, availability, and benefit in favor of citizen participation. The research, of qualitative and quantitative character, used the survey modality, applied to 402 individuals in five municipalities of Cundinamarca and three areas of the city of Bogotá, Colombia, which make up a city-region, and enabled to identify that citizens do not know the information mechanisms offered by the State; that in many places there are no archives, even though there is a law ruling over them; and that the use of these is very poor, even knowing about their existence. It concludes that the cities-regions have not been serviced in their information needs, nor there has been a good dissemination of the existing mechanisms to solve this issue. There is a public policy proposal to disseminate the information in the archives.